O departamento financeiro recebe por mês cerca de 700 notas fiscais por e-mail; as notas precisam ser organizadas em pdf em pasta específica para que um time do financeiro valide se as notas estão de acordo para que, todas, sejam cadastradas no sap da companhia; após o cadastro o time de contas a pagar valida as notas cadastradas no sap para poder seguir com o o fluxo de pagamento aos fornecedores.
Problema
O processo mensal dura 25 dias e depende de 4 colaboradores;
por ser manual, o processo convive com inconsistências e retrabalhos;;
o fornecedor demora 45 dias para receber após a emissão da NF;;
não existe acompanhamento.
Solução
Leitura automática dos e-mails;
captura, extração e organização das notas em PDF nas pastas;
transposição dos dados da nota para uma base de dados;
gravação automática das notas já validadas no sap.
Ganhos
Maior eficiência: processo (e-mail-PDF-base-sap) completo em 5 dias;;
maior eficácia: 80% de redução nas inconsistências e retrabalho;;
melhor tomada de decisão: visibilidade com a base de dados;;
redução de custo: menor esforço
2 - Gestão de Faturas
A empresa possui cerca de 900 lojas em todo o Brasil; para cada loja, todos os meses, é necessário baixar todas as faturas das concessionárias de água, energia e telecom, para processar o pagamento e gestão das faturas; os colaboradores baixam as faturas que estão disponíveis nos sites das concessionárias e geram manualmente os PDFS nas pastas.
Problema
Três colaboradores não dão conta de baixar e organizar todas as faturas dentro do mês;
faturas que não estão em débito automático acabam não sendo pagas;
a aplicação que faz os pagamentos tem problemas por conta dos layouts diferentes das faturas.
Solução
Transferência da base para uma aplicação, usuários acessam de acordo com o perfil;
geração automática da carta a partir da lista de colaboradores do mês;
envio automático das cartas por e-mail;
transposição dos dados das cartas para uma base de dados
Ganhos
Maior eficiência: uma carta gerada e enviada em segundos;
maior eficácia: redução nas inconsistências e retrabalho;
segurança : informações restritas na aplicação sem envio de anexos;
redução de custo: liberação quase total dos colaboradores dedicados.
3 - Gestão de Beneficios
A empresa contrata diariamente cerca de 100 novos profissionais e, também por dia outros 200 colaboradores recebem promoções; o departamento de gente (RH) precisa emitir para estes colaboradores uma carta contendo os detalhes dos benefícios que vão receber, como vale-refeição, plano de saúde, ajudas de custo, seguro de vida, etc; uma vez emitidas, as cartas são organizadas em pastas na rede e enviadas para os colaboradores por e-mail.
Problema
3 colaboradores estão 100% dedicados para enviar cerca de 9.000 cartas/mês;
existem inconsistências e retrabalho;
não existe nenhum processo de acompanhamento;
a base de benefícios para a montagem da carta transita por e-mail para validação dos gestores.
Solução
Transferência da base para uma aplicação, usuários acessam de acordo com o perfil;
geração automática da carta a partir da lista de colaboradores do mês;
envio automático das cartas por e-mail;
transposição dos dados das cartas para uma base de dados
Ganhos
Maior eficiência: uma carta gerada e enviada em segundos;
maior eficácia: redução nas inconsistências e retrabalho;
segurança: informações restritas na aplicação sem envio de anexos;
redução de custo: liberação quase total dos colaboradores dedicados.
